17 Mar Quarto Passo: Como colocar em prática uma estrutura de organização de tempo
(5 minutos de leitura)
Continuando no nosso processo de implementação de um programa que permita retirar algo positivo deste isolamento social, hoje vamos falar sobre montar a sua estrutura de organização de tempo. Caso pretenda ler os artigos dos passos anteriores, veja aqui.
Confesso que o tema da organização do tempo é o meu preferido. Penso que se deve à sua complexidade, já que, as características pessoais de cada um são fundamentais para o sucesso das ferramentas implementadas. A prova, é que há mais de um milhão de livros lançados com temas relacionados à organização do tempo e respectivos métodos… Isto porque, é comum, uma pessoa experienciar diferentes sistemas de organização de tempo e se não encontra nenhum que resulte, acaba por criar um método à sua medida, tendo em conta as suas características. Quando entende que com esse método por si criado, consegue obter os resultados pretendidos, chega à conclusão que esse mesmo método poderá ajudar outras tantas pessoas numa situação idêntica (apesar de provavelmente só fazer sentido para pessoas com características pessoais semelhantes)… e assim surgem cada vais mais métodos diferentes de gestão de tempo.
O facto dos métodos de organização de tempo indicados para cada pessoa, variarem muito consoante os traços de personalidade de cada um, faz com que, a maioria das pessoas que procuram ajuda neste campo, opte por sessões individuais, para assim desenhar um plano de base com ferramentas adaptadas às suas características. O workshop com o tema da Organização do Tempo, foi por isso, o mais desafiante de criar, pois há muita informação a apresentar, e acima de tudo é necessário entender as características de cada um para podermos discutir ferramentas úteis a cada participante. No entanto, é este desafio que torna o workshop ainda mais especial.
No entanto, nesta fase de isolamento social. se procurarmos simplificar, é possível aplicar um plano seguindo apenas algumas linhas orientadoras. Vamos manter o foco num plano muito simples e básico da sua gestão de tempo, para estas semanas, até porque, o mais provável é também ter menos tarefas no que no seu dia-a-dia recorrente:
- Faça uma grelha, para as próximas duas semanas (daqui em diante, quando souber quanto mais tempo será o isolamento social, vá aumentando o seu plano para o respetivo número de dias que estará em casa).
- Para cada dia, defina um objectivo, que será a realização de uma tarefa, relacionada com um dos seus objectivos predefinidos (ver aqui). Se a tarefa for muito pequena, pode acrescentar outra a esse dia, ou, se for muito longa, pode sub-dividir por vários dias.
- Tendo em conta as obrigações (ver aqui) delimite um tempo específico para as concretizar, por exemplo 8 horas no caso da quem está a trabalhar a partir de casa, 2 horas para tarefas mais específicas, 15 minutos para tarefas que requerem pouco tempo como algumas das tarefas relacionadas com as lides domésticas, ou verificar os emails recebidos – obviamente que o tempo terá de ser adaptado a cada tarefa e a cada caso. Mas tenha em consideração, que todos temos uma tendência natural a estender por demasiado tempo, tarefas em que é possível terminar rapidamente ou de forma mais eficiente, se houver um foco a 100% apenas nessa tarefa. Trabalhe nesse sentido, limte o tempo de cada tarefa, e vai ver, que tudo se tornará muito mais produtivo.
- Não sobrecarregue muito o seu dia, pois é um dos erros mais comuns. No entanto reserve sempre pelo menos uma hora do seu dia, para tratar de pendentes. Nessa hora, pode ir “buscar” quais as tarefas a fazer, da sua lista de pendentes, pela ordem prioritária que definiu anteriormente (ver aqui).
- Não adicione tarefas ao próprio dia a não ser que sejam importantes e urgentes para si.
Fora os pontos apresentados acima, há outros pressupostos a ter em consideração na criação deste plano e estão relacionados com o problema mais comum para maioria das pessoas neste tema da organização do tempo, que é, não terminar tarefas. Assim, é comum estarem constantemente com um sem numero de tarefas em aberto, que causa stress e frustração. O que pode fazer para mudar:
– Muitas das tarefas que realizamos necessitam de ser desconstruídas, ou seja, é preciso fazer uma listagem das sub-tarefas a realizar, para poder concluír essa tarefa. Dando um exemplo simples, fazer uma lasanha, requer fazer o recheio da carne picada, fazer o bechamel, montar e levar ao forno a cozinhar/ gratinar. Se for uma tarefa em maior escala, poderá fazer toda a diferença dividir nestas sub-tarefas para que possa encaixar o melhor possível no seu plano, de forma viável e funcional, para que a complexidade da tarefa não origine um equívoco, e assim, um constrangimento no seu horário;
– Agora, estando em casa, é muito importante definir um período de tempo limitado para realizar cada tarefa, e nesse período, estar completamente focado em terminar a mesma, como foi exemplificado acima para as obrigações. Delimite em termos temporais as várias tarefas que tem para fazer;
– Conseguir gerir as suas interrupções é também fundamental para que consiga acabar as suas tarefas. Isto é, tem de procurar respeitar a tarefa que está a fazer, e não permitir que hajam interrupções a não ser que não tenha alternativa. Todas as interrupções ou tarefas que possam surgir quando está a realizar uma determinada tarefa, só devem ter continuidade após terminar a tarefa inicial.
– O desafio das interrupções é acrescido para quem tem crianças em casa, e se esse é o seu caso, os concelhos são:
- gerir o tempo para colocar em prática os seus objectivos nos momentos de descanso da criançada.
- tenha algumas actividades planeadas diariamente para que possa usufruir tempo de qualidade com os seus filhos
- tenha em consideração a importância de realizar actividades que os faça gastar bastantes energias, que para além da importância para eles, vai-lhe permitir a si mais tarde, que possa definir outras actividades mais calmas em que poderá focar-se noutras tarefas
– É necessário reconhecer a sua capacidade de distração. Se é uma pessoa que se distraí com muita facilidade e que deixa constantemente tarefas a meio, necessita de criar um plano que seja muito estruturado, ou seja, vá ao limite de planear todas as horas do dia que está acordado, mesmo que seja com os tempos de descanso, refeições, higiene pessoal, etc… Se por outro lado, é alguém muito rígido, que leva muito a sério cumprir com os objectivos e tarefas definidos para cada dia, tenha bastante atenção para não sobrecarregar os dias de trabalho e tarefas, (pois não quer entrar numa espiral de frustração). Nesse caso, precisa de uma estrutura mais flexível, apenas com 2 ou 3 tarefas diárias a cumprir, terá que analisar bem o que precisa mesmo de fazer nesse dia, e o que pode ficar para depois, e tenha uma lista (pequena) de tarefas a fazer semanal, em vez de diária.
Simplificando é isto. Estas bases são suficientes e fundamentais para que possa criar um plano para estruturar todo o seu tempo em isolamento social, sem enlouquecer, e ainda aproveitando para colocar os seus objectivos em prática, tirando assim partido, do facto de estar por casa.
No final de tudo, reveja o seu plano e veja se é fiel aos objectivos que delimitou para este período de tempo. Se não for, algo está errado e re-comece a desenhar um novo plano dando enfâse aos seus objectivos. E não se esqueça, de ter tempo para si, tempo para descansar, para aprender algo novo, para colocar em prática e reflectir o que não é possível no dia-a-dia, mas acima de tudo, de se focar no que realmente lhe importa.
Mãos á obra e até amanhã
Teresa Pena Bastos
Organizadora e Consultora de Produtividade